Não é possível substituir ECD relativa ao ano 2019 ou anterior.

Todas as correções com repercussão fiscal devem ser efetuadas na própria ECF (nos blocos J, inclusão de contas, e K, alteração de saldos, quando necessário para evitar erros).

As correções nas ECD devem ser realizadas por meio de lançamentos extemporâneos.

No caso de lançamentos extemporâneos em ECD que alterem a base de cálculo do IRPJ ou da CSLL declarados em ECF de ano-calendário anterior, a pessoa jurídica deverá efetuar o ajuste por meio de ECF retificadora relativa ao respectivo ano-calendário, mediante adições ou exclusões ao lucro líquido, ainda que a ECD recuperada na ECF retificada não tenha sido alterada.

Se não houver ECD cobrindo todo o novo período da ECF, entregue uma ECD original com o período restante.

Verifique o item 1.12 do Manual da ECD referente ao leiaute 10, em especial as OBSERVAÇÕES, no caso de retificação da ECF sem substituição da ECD (item 3).

Verifique o item 1.12 do Manual da ECD referente ao leiaute 10, em especial as OBSERVAÇÕES, no caso de retificação da ECD sem substituição da ECD anterior (item 4).

Provavelmente a omissão ocorreu porque o período da ECF está incompleto. 

O período de apuração do IRPJ e CSLL é anual. Qualquer atividade no ano enseja uma escrituração ECF cobrindo todo o período anual.

Retifique a ECF com data inicial coincidindo com a abertura da empresa (conforme cadastro CNPJ), ou 01.01, se a abertura ocorreu em ano anterior.

Estão obrigadas a entregar a ECF todas as pessoas jurídicas tributadas pelo lucro real, lucro presumido, lucro arbitrado e todas as imunes e isentas.

Para as situações normais, a data-limite de entrega é até o último dia útil do mês de julho do ano subsequente ao ano-calendário a que se refira a escrituração.

Para as situações especiais (cisão, fusão, incorporação ou extinção):

- Se a cisão, fusão, incoporação ou extinção ocorrer de janeiro a abril, a data-limite de entrega é o último dia útil do mês de julho do ano da escrituração.

- Se a cisão, fusão, incoporação ou extinção ocorrer de maio a dezembro, a data-limite de entrega é o último dia útil do 3º (terceiro) mês subsequente ao do evento.

As alterações do leiaute 7 em relação ao leiaute 6 constam no anexo do Manual da ECF referente ao leiaute 7, disponível para download em: http://sped.rfb.gov.br/pasta/show/1644.

Verifique as instruções de preenchimento da ECF, no Manual de Orientação do Leiaute da ECF, disponível para download em: http://sped.rfb.gov.br/pasta/show/1644; ou envie sua dúvida para o Fale Conosco da ECF. 

De acordo com a IN RFB nº 2004, de 18 de janeiro de 2021, a entrega da ECF é anual e, por isso, o período da escrituração deve contemplar todo o ano-calendário ou, para as pessoas jurídicas constituídas no ano-calendário da escrituração, a partir da data da sua constituição.   

Por exemplo:  

a) A empresa ABC foi constituída em 10/10/2020. Assim, a ECF desse ano-calendário deve contemplar o período de 10/10/2020 a 31/12/2020. 

b) A empresa XYZ foi constituída em 01/06/2019. Assim, a ECF desse ano-calendário deve contemplar o período de 01/01/2020 a 31/12/2020. 

Com base nos exemplos acima, verifique se a omissão da ECF não está ocorrendo por ausência parcial da escrituração, ou seja, se a ECF transmitida não está contemplando todo o período que a pessoa jurídica está obrigada a transmitir.  

Seguem agora algumas situações específicas: 

1 – Pessoa jurídica inativa por alguns meses do ano-calendário: 

Conforme dispõe a IN RFB nº 2004/2021, só está dispensada da entrega da ECF as pessoas inativas que não tenham exercido atividade durante todo o ano-calendário. 

 Art. 1º  

§ 1º A obrigatoriedade a que se refere o caput não se aplica: 

III - às pessoas jurídicas inativas, assim consideradas aquelas que não tenham efetuado qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais, durante todo o ano-calendário, as quais devem cumprir as obrigações acessórias previstas na legislação específica. 

É importante lembrar que o conceito de inatividade é anual, não existe inatividade mensal. Portanto, a entrega de uma DCTF inativa em janeiro, por exemplo, e depois de uma DCTF normal em julho, obriga a entrega da ECF para todo o período. 

2 – Problema na retificação da ECF por ausência de ECD correspondente ao período. 

O período da escrituração da ECD e da ECF precisam ser iguais. É importante destacar que a ECD está sujeita a regras específicas de substituição (não se fala em retificação) que estão devidamente explicadas no item 1.12 do Manual da ECD referente ao leiaute 9, em especial as OBSERVAÇÕES, no caso de retificação da ECF sem substituição da ECD, disponível para download em http://sped.rfb.gov.br/pasta/show/1569.

Também deve ser destacado que é possível realizar a transmissão da ECD em períodos não inferiores a um mês. Dessa forma, por exemplo, uma pessoa jurídica pode ter uma ECD de 01/01/2020 a 31/03/2020 e outra ECD de 01/04/2020 a 31/12/2020. No caso de períodos em que a ECD não pode mais ser substituída, para recuperar os dados da ECD na ECF deve ser transmitida a ECD do período faltante como “ORIGINAL”, sem informações de situação especial no registro 0000 da ECD (verifique o Manual da ECD). 

Exemplo: 

ECD entregue: de 01/07/2017 a 31/12/2017 

ECF entregue: de 01/07/2017 a 31/12/2017 

O correto seria entregar a ECF de 01/01/2017 a 31/12/2017. 

Neste caso, transmitir a ECD de 01/01/2017 a 30/06/2017 como original e sem situação especial informada no registro 0000. Se a empresa não está inativa, há, pelo menos, um lançamento mensal de despesa – despesa de luz, despesa de contador, despesa de telefone, etc. Se, realmente, não há lançamentos, cadastre, ao menos, uma conta por mês (I150) no registro (I155), com saldo inicial “0,00”, total de débitos e total de créditos igual a zero e saldo final “0,00”. 

Retificar a ECF para o período de 01/01/2017 a 31/12/2017 e, na hora de recuperar a ECD do período, indicar os dois arquivos da ECD (arquivo 1 – de 01/01/2017 a 30/06/2017 e arquivo 2 – de 01/07/2017 a 31/12/2017). 

As instruções para a retificação da ECF constam no item 1.14 do Manual da ECF referente ao leiaute 7, disponível no site do Sped, na área de download da ECF - http://sped.rfb.gov.br/pasta/show/1644. 

O programa da ECF consegue recuperar mais de um arquivo da ECD, desde que o períodos dos arquivos da ECD seja equivalente ao período do arquivo da ECF.

Exemplo: Arquivo da ECF - de 01/01/2016 a 31/12/2016

Arquivos da ECD a serem recuperados:

Arquivo 1 da ECD: de 01/01/2016 a 31/03/2016

Arquivo 2 da ECD: de 01/04/2016 a 31/08/2016

Arquivo 3 da ECD: de 01/09/2016 a 31/12/2016

Portanto, o programa da ECF conseguirá recuperar os três arquivos da ECD, pois eles correspondem ao mesmo período da ECF (de 01/01/2016 a 31/12/2016).

As imunes/isentas (desobrigadas do IRPJ e da CSLL) e que não estejam obrigadas a entregar a ECD deverão preencher os seguintes registros:

Registro 0000: Abertura do Arquivo Digital e Identificação da Pessoa Jurídica

Registro 0010: Parâmetros de Tributação

Registro 0020: Parâmetros Complementares

Registro 0030: Dados Cadastrais

Registro 0930: Identificação dos Signatários da ECF

Registro X390: Origem e Aplicações de Recursos - Imunes e Isentas

Registro Y612: Identificação e Rendimentos de Dirigentes, Conselheiros, Sócios ou Titular.

As imunes/isentas (desobrigadas do IRPJ e da CSLL) e que estejam obrigadas a entregar a ECD, além dos registros acima, também preencherão os blocos C, E, J, K e U (esses blocos serão preenchidos pelo sistema por meio da recuperação dos dados da ECD).

As instruções de preenchimento constam no Manual da ECF: http://sped.rfb.gov.br/pasta/show/1644