A Central de Balanços é um módulo do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) destinado a reunir demonstrações e documentos contábeis das entidades participantes em um único local, provendo acesso rápido, público e gratuito aos arquivos e garantindo sua confiabilidade ao autenticar a entrada dos dados.

Por meio de Portaria do Ministério da Economia, foi definido que a publicação dos atos de companhias fechadas e a divulgação de suas informações serão feitas na Central de Balanços do Sped. Essa Portaria foi editada para cumprir o mandamento legal do § 4º do art. 289 da Lei nº 6.404 de 1976, alterado pela Medida Provisória nº 892 de 2019.  

A Central de Balanços foi escolhida por ser um sistema compatível com a utilização de certificação digital e por permitir a publicação gratuita de documentos societários. Esses dois aspectos são exigidos pelo art. 289 da Lei nº 6.404/76. Além disso, o sistema garante o amplo acesso dos interessados, a perenidade das informações, o controle da data de publicação e a inalterabilidade dos documentos, características essenciais para um sistema eletrônico de publicações.

O público-alvo da Central de Balanços engloba entidades de qualquer porte. No âmbito do cumprimento do art. 289 da Lei nº 6.404/1976, o Sped possibilita a publicação de atos societários de sociedades anônimas fechadas.

A certificação digital é necessária para acesso ao sistema, garantindo a autenticidade dos documentos enviados. O sistema permite a emissão de um recibo que atesta a autenticidade da publicação.

O sistema armazena o histórico de publicações e permite a consulta a todos os documentos enviados, além de atestar a data da publicação. 

Todos as demonstrações e documentos são mantidos em suas versões originais para assegurar sua autenticidade. As demonstrações e documentos podem referenciar outros em seu próprio conteúdo ou em metadados informados pelo usuário quando do momento da publicação.  

Para um participante da Central, os tipos de demonstrações e documentos, as datas de referência e de publicação e os metadados de descrição possibilitam uma visão histórica de suas publicações.    

A empresa deverá apresentar à junta comercial um recibo emitido pelo sistema que comprovará a efetiva publicação no Sped do documento que precisa ser arquivado na junta comercial. Contudo, é dispensada a apresentação do comprovante quando a ata consignar o meio eletrônico e a(s) data(s) de onde foram realizadas as publicações. 

Para o acesso, companhias fechadas e abertas, empresas de grande e médio porte, e organizações em geral utilizam o Certificado Digital para garantia de autenticidade.

Microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional podem utilizar o Código de Acesso gerado pelo sistema e-CAC da Receita Federal para acessar o Central e assegurar a autenticidade das publicações.

O sistema conta com funcionalidades que possibilitam a transmissão das demonstrações contábeis, ou sua criação e edição na internet. Alternativamente, a empresa pode selecionar demonstrações constantes em escriturações contábeis entregues ao Sped para publicação na Central de Balanços. 

Assim, são três os modos de publicar demonstrações e documentos contábeis para publicação na Central de Balanços do Sped.

1. Transmissão de arquivos em formato .pdf e, uma opção mais técnica, XBRL. Neste caso, a empresa pode utilizar uma taxonomia própria, quando todos os arquivos que definem a taxonomia ou a extensão de uma taxonomia conhecida devem ser enviados juntos com a instância de dados, ou empregar uma taxonomia utilizada pelo mercado, como GAAP 2019, por exemplo.
2. Seleção e publicação de Demonstrações Contábeis e seus anexos constantes em Escriturações Contábeis Digitais entregues ao Sped. Essas demonstrações são o Balanço Patrimonial, a Demonstração do Resultado do Exercício e a Demonstração de Mutações do Patrimônio líquido (ou a Demonstração de Lucros ou Prejuízos acumulados). A central possibilita a visualização das ECDs entregues pela empresa e a escolha de demonstrações contidas nelas para publicação.
3. Digitação do Balanço Patrimonial, da Demonstração do Resultado do Exercício ou da Demonstração de Mutações do Patrimônio líquido (ou a Demonstração de Lucros ou Prejuízos acumulados) em interface da Central em seu sítio.  Arquivos de anexos, como Notas Explicativas, podem ser associados às demonstrações digitadas antes da publicação. A validação das demonstrações ocorre no momento da digitação. Rascunhos podem ser salvos para trabalho posterior.

Na área pública da Central de Balanços do SPED, qualquer pessoa pode buscar por informações publicadas no sistema por meio do menu “Consultar Demonstrações e Documentos Contábeis”.

Os parâmetros da consulta são a especificação do participante, aquele que publicou a informação, por meio do CNPJ ou nome e, opcionalmente, o tipo da demonstração ou documento e o ano a que se referem.   

As publicações são gratuitas, em conformidade com a exigência do § 5º do art. 289 da Lei nº 6.404 de 1976, de 15 de dezembro de 1976.

Após a publicação do documento, a retificação pode ser realizada por meio da publicação de um novo documento. 

Como garantia de autenticidade, a Central de Balanços do Sped mantém as versões originais das demonstrações e documentos publicados. A nova demonstração ou documento deve identificar aqueles que se pretende retificar ou corrigir.  

O sistema dispõe de mecanismos de pesquisa para identificar a entidade titular das demonstrações e documentos, que podem ser baixados em seu formato original, acompanhados de um recibo que garante a fácil verificação da autenticidade.  

O QRcode contido no recibo remete ao endereço da demonstração e documentos, que podem ser identificados, consultados e eventualmente baixados. O recurso é de fácil utilização em computadores ou dispositivos móveis.

Além de permitir fácil acesso à demonstração ou documento, o recibo contém muitas informações adicionais, como a relação de assinantes da demonstração ou documento, sua origem (arquivo transmitido, digitação ou ECD), detalhamento da origem, especialmente no caso de ECD, e metadados importantes, como tipo da demonstração ou documento, titular, data de publicação, período de referência, título, descrição, informações sobre consolidação, e outros.